Exemples de réussite

OQK8 – Foqus 2014

Introduction

550 Cadres danois et suédois célèbrent leur convention annuelle «FOQUS : 2014» à Lloret de Mar 

 

Contenu

Lloret de Mar a accueilli la convention de l’entreprise OKQ8, la principale chaîne de stations-service suédoise, qui emploie plus de 2 600 personnes.

Lors de sa convention annuelle, OKQ8 a rassemblé 550 dirigeants suédois et danois.

Pendant leur séjour, les managers ont combiné sessions de formation et activités de travail en équipe. Ainsi, l‘Hotel Evenia Olympic Palace, espace principal de la convention, a mis en place un total de 21 salles de réunions parallèles qui ont hébergé différentes présentations et réunions de formation. Au niveau des activités, différentes séances ont été préparées afin d’encourager le travail d’équipe : team building au centre sportif municipal, matchs de volleyball et de beach soccer, et activités de fin journée comme le dîner de gala au restaurant El Trull et la fête de clôture à Àtics la Carpa.

Eventyr, l’agence organisatrice de l’événement, a constamment jouit du soutien et l’assistance du Lloret Convention Bureau: conseil lors de l’organisation de l’événement afin de choisir les espaces les plus adaptés à chaque partie de l’événement, accompagnement des contacts de nos membres et autres partenaires du territoire, conseils relatifs au programme d’activités de TB et renfort de l’aspect social du programme, pack du congressiste, coordination des déplacements des 550 délégués avec la police locale, etc.

Les organisateurs ont apprécié très positivement la grande diversité de l’offre de Lloret de Mar, la spécialisation de la ville dans le segment du tourisme de réunions et d’événements, ainsi que la proximité des éléments, qui permet de réaliser les différentes activités sans devoir effectuer de nombreux transferts. Les aspects les plus valorisés furent cependant le traitement reçu et le professionnalisme du secteur touristique de Lloret.

Témoignages 

 

Jordi Orobitg, conseiller au tourisme, a expliqué que « l’impact économique direct de cette action s’est élevé à plus d’un demi-million d’euros uniquement pour Lloret de Mar. De plus, de nombreux participants sont restés plus longtemps dans notre région afin de faire des excursions au Musée Dalí de Figueres, à Barcelone, à Gérone ou dans d’autres villes de la Costa Brava. Cette action a donc également eu des répercussions sur le reste du territoire ».

Anders Wiström – Senior Project Manager – Eventyr AB

Lorsque nous recherchions différentes destinations en Europe, la bonne personne m’a appelé au bon moment. Elizabeth Keegan, du Lloret Convention Bureau, m’a donné les exactement les informations que je voulais et m’a proposé un rapport qualité / prix très intéressant près de Barcelone. Personnellement, j’ai été très satisfait de pouvoir parler, décrire et informer Elizabeth sans devoir envoyer les formulaires de consultation typiques (que je déteste) et, pour sa part, elle a été très prudente à l’égard de mes questions et vu le potentiel commercial de notre candidature.

Nous avons rapidement pu inviter le client à se rendre sur place à Lloret de Mar et à l’hôtel Evenia, dont le personnel est très enthousiaste et professionnel. Un des aspects que j’apprécie beaucoup dans le cadre du travail avec Toni Pérez, le directeur de l’hôtel, c’est qu’il a le pouvoir d’adapter, de confirmer et de changer quoi que soit en en clin d’œil. Il n’y a jamais aucun problème pour traiter avec les différents services. C’est donc très simple.

Ensemble, nous avons assuré la réussite de l’événement OKQ8 et nous espérons revenir bientôt.

Programme de l’évènement 

 

Vendredi 26 septembre

Arrivées du Project Team – 30 personnes à Lloret de Mar (Evenia Hotels)

20h40 ARRIVÉE DU VOL À BCN

22h30 Arrivée à Lloret de Mar – Evenia Hotels : enregistrement / dîner froid

Samedi 27 septembre

Réunions internes. Tout au long de la journée : arrivée des délégués, fournisseurs, personnel externe et préparation de la partie exposition. Préparer les Packs de bienvenue : matériel LCB + matériel OKQ8 + clé de la chambre et code Wifi individuel.

7h00 Petit déjeuner

9h00 Réunion 25 personnes (Breakout Room)

10h30 Pause-café

13h00 Déjeuner Buffet

14h00 Réunion 25 personnes (Breakout Room)

15h30 Pause-café

19h45 Transfert Dîner Restaurant Sybius – 30 personnes.

20h00 Dîner

Dimanche 28 septembre

Arrivée de la plupart des délégués, participants à l’événement.

Transferts de l’aéroport de Barcelone à Lloret de Mar pendant toute la journée avec l’entreprise de transport CANALS.

Préparation technique des 20 salles de réunion parallèles. Montage de la partie exposition, bureau d’accueil dans le hall et montage de la salle plénière, Auditorium.

9h00 Réunion 25 personnes (Breakout Room)

10h30 Pause-café

13h00 Déjeuner Buffet

Bienvenue du personnel Eventyr à toute l’équipe OKQ8 et révision des informations internes du client.

19h00 Dîner à l’hôtel

Lundi 29 septembre

Jour 1 – Exposés

7h00 Petit déjeuner

8h30 Organisation du groupe dans les 20 salles de réunion parallèles, 1 salle pour chaque région.

9h15 Inauguration dans la salle plénière – Auditorium

Introduction – Attentes et défis – Nominés aux prix – Valeurs

10h20 Pause-café dans la zone d’exposition – Hall Auditorium

10h50 Conférence à l’Auditorium : Valeurs

12h00 Déjeuner Buffet

13h00 Transfert aux Jardins de Santa Clotilde – Activité TB – Rafraîchissement :  boissons, fruits, eau, biscuits.

15h30 Transfert vers les hôtels Evenia

16h00 Travail d’équipe dans différentes parties de l’hôtel et dans les Breakout rooms.

16h00 – 17h00 Pause-café dans la zone d’exposition.

17h30 Afterwork dans la zone d’exposition

18h00 Conférence – 100 personnes, à l’Auditorium

19h30. Dîner à l’hôtel des participants

20h00 Dîner exposants – Restaurant Sybius Cala Canyelles

21h00 Spectacle d’humour à la Pergola (Evenia Hotels)

Mardi 30 septembre

Jour 2 – Exposés

7h30 Petit déjeuner

8h30 Salle plénière Auditorium – Résumé de la veille

10h00 Pause-café dans l’espace d’exposition

10h30 Conférence à l’Auditorium

11h00 Formation – 20 séances

12h00 Déjeuner Buffet

13h00 Conférence à l’Auditorium

13h30 – 16h30 Formation Vente – 20 ateliers

15h00 Pause-café dans l’espace d’exposition

16h30 Afterwork dans l’espace d’exposition

17h00 Conférence à l’Auditorium

18h30 Conférence à l’Auditorium

19h30 Coupe de cava et dîner Buffet – Activité de réseautage pendant le dîner pour partager l’expérience et les sensations des deux premières séances.

Mercredi 1er octobre

Jour 3 – Exposés

7h00 Petit déjeuner

8h30 Réunion à l’Auditorium – Résumé de la veille

8h45 Conférence – Fournisseurs et produits – Salle plénière de l’Auditorium

9h30 Pause-café dans l’espace d’exposition

10h00 Formations Commerce – 20 ateliers

12h00 Déjeuner Buffet

13h00 Formations Commerce – 20 ateliers

15h00 Pause-café dans l’espace d’exposition

15h30 Réunions régionales – 20 séances

18h30 Conférence conjointe – Salle plénière de l’Auditorium – Résumé et remise des prix

19h00 Transferts au Restaurant el Trull

19h30 Cocktail de bienvenue et dîner de gala – Restaurant el Trull.

23h00 Transferts à Àtics la Carpa – Fin de soirée

Jeudi 2 octobre

Départs, journée libre

Petit déjeuner, déjeuner et dîner dans les hôtels Evenia

14h00 Activité de motivation à Sanddance : espace ludique avec musique live / DJ, piscine, terrains de football, beach-volley, espace détente. Service de bar gratuit. Transfert à pied depuis l’hôtel – 10 minutes environ.

Vendredi 3 octobre

Journée libre – excursions dans la région – HUB Lloret de Mar

Petit déjeuner, déjeuner et dîner dans les hôtels Evenia

Excursions :

Barcelone ville

Musée Dalí

Samedi 4 octobre

Journée libre

Petit déjeuner, déjeuner et dîner dans les hôtels Evenia

TB de Paella à Evenia Hotels – Terrasse de la piscine

Dimanche 5 octobre

Départ du reste du groupe

Fin de l’événement

 

Résultat

 

L’évaluation de l’événement a été très positive. Plus de 500 délégués internationaux ont séjourné à Lloret de Mar pendant plus d’une semaine, organisant leurs réunions, activités TB et repas dans différents établissements de la ville. L’impact économique direct pour la ville s’élève à plus d’un demi-million d’euros. Cet événement a permis la participation et la collaboration de différents membres du Lloret Convention Bureau ainsi que d’entreprises de Lloret de Mar spécialisées dans l’organisation d’événements : Evenia Hotels, Palais des Congrès Olympic, Jardins de Santa Clotilde, installations sportives municipales, restaurant Sybius, restaurant Trull, autocars Canals, Sanddance, … La spécialisation de ces entreprises, les installations de la municipalité et la structure de notre ville ont profondément satisfait l’organisateur, qui a déjà décidé de programmer d’autres événements de taille et caractéristiques similaires au sein de notre destination.

 

Données techniques

 

Date : du 29 septembre au 5 octobre 2014

Événement:  Kick Off Foqus OKQ8  https://www.okq8.se/

Organisateur :  Eventyr (Agence Estocolm) https://eventyr.se/

Lieu : Palais des congrès Olympic

Format : Kick Off + motivation. Salle plénière + 20 salles de réunions parallèles + Espace d’exposition. Utilisation des installations sportives de Lloret de Mar.

Participants: 550 délégués

Objectif : rassembler tous les travailleurs suédois et danois de l’entreprise ainsi que ses principaux fournisseurs. Renforcer la cohésion entre les équipes de travail et leurs employés, leur donner des informations pertinentes concernant la stratégie de l’entreprise pour l’année suivante, les informer directement concernant l’offre de leurs fournisseurs et établir des directives de vente afin de renforcer la compétitivité. En plus du programme de lancement (Kick Off), les employés ont passé plusieurs journées de motivation en guide de prime. Des activités TB (liées au sport) seront également organisées tout au long de la semaine pour renforcer la cohésion des groupes.

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